Kleinaufträge und Inhouse-Beauftragungen: Wie die Vergabeakte in Gemeinden und kommunalen Gesellschaften geordnet wird

In einer kleinen Gemeinde gehört der Kleinauftrag zum Alltag. Und genau im Alltag häufen sich die Beanstandungen der Rechnungsprüfung. Die gute Nachricht ist, dass das Gesetz 9/2017 über öffentliche Aufträge ziemlich genau vorgibt, was die Vergabeakte enthalten muss. Sie richtig zu ordnen, ist fast immer eine Frage der Methode.

1. Kleinauftrag: Schwellenwerte und Vergabeakte (Art. 118 LCSP)

Der Ausgangspunkt ist der Schwellenwert: «Se consideran contratos menores los contratos de valor estimado inferior a 40.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 15.000 euros, cuando se trate de contratos de suministro o de servicios» [Als Kleinaufträge gelten Aufträge mit einem geschätzten Wert von unter 40.000 Euro, wenn es sich um Bauaufträge handelt, oder von unter 15.000 Euro, wenn es sich um Liefer- oder Dienstleistungsaufträge handelt].

Was am häufigsten vergessen wird, ist der Mindestinhalt der Vergabeakte. Das Gesetz verlangt, dass «la tramitación del expediente exigirá la emisión de un informe del órgano de contratación justificando de manera motivada la necesidad del contrato y que no se está alterando su objeto con el fin de evitar la aplicación de los umbrales descritos en el apartado anterior» [die Bearbeitung der Vergabeakte die Erstellung eines Berichts des Vergabeorgans erfordert, in dem die Notwendigkeit des Vertrags begründet und nachgewiesen wird, dass sein Gegenstand nicht verändert wird, um die Anwendung der im vorstehenden Absatz beschriebenen Schwellenwerte zu umgehen].

Und es fügt hinzu: «se requerirá la aprobación del gasto y la incorporación al mismo de la factura correspondiente» [es sind die Genehmigung der Ausgabe sowie die Beifügung der entsprechenden Rechnung zur Akte erforderlich].

Checkliste für die Vergabeakte:

1. Begründeter Bedarfsbericht.
2. Ausdrücklicher Nachweis, dass der Auftragsgegenstand nicht gestückelt wird.
3. Genehmigung der Ausgabe.
4. Beigefügte Rechnung.
5. Bei Bauaufträgen: Kostenvoranschlag sowie gegebenenfalls Bauprojekt und Prüfbericht.
6. Veröffentlichung in der in Artikel 63.4 vorgesehenen Form.

2. Inhouse-Beauftragung: Wann kein Vertrag vorliegt (Art. 32 LCSP)

Viele Kommunen stützen sich auf ihre eigenen Gesellschaften oder instrumentellen Einrichtungen. Das LCSP lässt dies unter einer klaren Bedingung zu: «El encargo que cumpla dichos requisitos no tendrá la consideración de contrato» [Die Beauftragung, die diese Voraussetzungen erfüllt, gilt nicht als Vertrag].

Unter diesen Voraussetzungen gibt es eine, die jedes Jahr überprüft werden sollte: «Que más del 80 por ciento de las actividades del ente destinatario del encargo se lleven a cabo en el ejercicio de los cometidos que le han sido confiados por el poder adjudicador que hace el encargo» [Dass mehr als 80 Prozent der Tätigkeiten der beauftragten Einrichtung in Ausübung der Aufgaben ausgeführt werden, die ihr von dem beauftragenden öffentlichen Auftraggeber übertragen wurden]. Dieser Prozentsatz wird nicht vermutet: Er muss mit Daten belegt werden.

3. Kommunale Gesellschaften: Die Regelung des Dritten Buches (Art. 318 LCSP)

Wenn die Einrichtung ein öffentlicher Auftraggeber ist, der nicht die Eigenschaft einer öffentlichen Verwaltung besitzt, richten sich ihre Verträge nach Titel I des Dritten Buches. Für die niedrigsten Beträge erlaubt Artikel 318.a), dass die Aufträge «podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación objeto del contrato» [direkt an jeden geschäftsfähigen Unternehmer vergeben werden können, der über die erforderliche berufliche Zulassung zur Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistung verfügt].

Bevor diese Regelung angewandt wird, sollte die Rechtsnatur der Einrichtung in der Akte nachgewiesen werden: Dies ist der erste Punkt, den jede spätere Kontrolle prüfen wird.

Die Methode: Jede Vergabeakte mit ihrer Rechtsquelle

Eine gut geführte Vergabeakte beantwortet drei Fragen: Welche Rechtsnorm stützt sie, welches Dokument belegt sie und wer hat sie geprüft. Wenn jeder Teil der Akte seinen Artikel und seine Unterschrift trägt, ist die spätere Kontrolle keine Überraschung mehr.

Häufig gestellte Fragen

Welcher Schwellenwert gilt für den Kleinauftrag?

Ein geschätzter Auftragswert von unter 40.000 Euro bei Bauaufträgen und unter 15.000 Euro bei Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen (Art. 118.1 LCSP).

Welche Dokumente erfordert die Vergabeakte eines Kleinauftrags?

Einen begründeten Bedarfsbericht, der nachweist, dass der Auftragsgegenstand nicht verändert wird, um die Schwellenwerte zu umgehen, die Genehmigung der Ausgabe und die Rechnung. Bei Bauaufträgen zusätzlich den Kostenvoranschlag (Art. 118 LCSP).

Ist eine Inhouse-Beauftragung ein Vertrag?

Nein, sofern sie die Voraussetzungen des Artikels 32 LCSP erfüllt, darunter, dass mehr als 80 % der Tätigkeit der Einrichtung auf die Aufgaben entfallen, mit denen sie vom öffentlichen Auftraggeber betraut wurde.

Welcher Regelung unterliegen kommunale Gesellschaften?

Wenn sie öffentliche Auftraggeber ohne die Eigenschaft einer öffentlichen Verwaltung sind, gilt Titel I des Dritten Buches des LCSP (Art. 316 und folgende).

Offizielle Quellen

Arbeiten Sie in einem Gemeindesekretariat, einer Rechnungsprüfungsstelle oder einer kommunalen Gesellschaft? Sehen Sie hier, wie eine Vergabeakte mit ihrer Rechtsquelle geordnet wird.