Contratos menores y encargos a medio propio: cómo ordenar el expediente en ayuntamientos y sociedades municipales

En un ayuntamiento pequeño, el contrato menor es el día a día. Y el día a día es donde se acumulan los reparos de Intervención. La buena noticia es que la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público, dice con bastante precisión qué tiene que contener el expediente. Ordenarlo bien es casi siempre una cuestión de método.

1. Contrato menor: umbrales y expediente (art. 118 LCSP)

El punto de partida es el umbral: «Se consideran contratos menores los contratos de valor estimado inferior a 40.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 15.000 euros, cuando se trate de contratos de suministro o de servicios».

Lo que más se olvida es el contenido mínimo del expediente. La ley exige que «la tramitación del expediente exigirá la emisión de un informe del órgano de contratación justificando de manera motivada la necesidad del contrato y que no se está alterando su objeto con el fin de evitar la aplicación de los umbrales descritos en el apartado anterior».

Y añade: «se requerirá la aprobación del gasto y la incorporación al mismo de la factura correspondiente».

Lista de comprobación del expediente:

1. Informe motivado de necesidad.
2. Justificación expresa de que no se fracciona el objeto.
3. Aprobación del gasto.
4. Factura incorporada.
5. En obras, presupuesto y, si procede, proyecto e informe de supervisión.
6. Publicación en la forma que prevé el artículo 63.4.

2. Encargo a medio propio: cuándo no es un contrato (art. 32 LCSP)

Muchas entidades locales se apoyan en sus sociedades o entes instrumentales. La LCSP lo permite, con una condición clara: «El encargo que cumpla dichos requisitos no tendrá la consideración de contrato».

Entre esos requisitos hay uno que conviene medir cada año: «Que más del 80 por ciento de las actividades del ente destinatario del encargo se lleven a cabo en el ejercicio de los cometidos que le han sido confiados por el poder adjudicador que hace el encargo». Ese porcentaje no se presume: se acredita con datos.

3. Sociedades municipales: el régimen del Libro Tercero (art. 318 LCSP)

Cuando la entidad es un poder adjudicador que no tiene la condición de Administración pública, sus contratos se rigen por el Título I del Libro Tercero. Para los importes más bajos, el artículo 318.a) permite que los contratos «podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación objeto del contrato».

Antes de aplicar este régimen conviene dejar acreditada en el expediente la naturaleza jurídica de la entidad: ese es el primer punto que revisará cualquier control posterior.

El método: cada expediente, con su fuente

Un expediente bien hecho responde a tres preguntas: qué norma lo ampara, qué documento lo prueba y quién lo ha revisado. Si cada pieza del expediente lleva su artículo y su firma, el control posterior deja de ser una sorpresa.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el umbral del contrato menor?

Valor estimado inferior a 40.000 euros en obras y a 15.000 euros en suministros o servicios (art. 118.1 LCSP).

¿Qué documentos exige el expediente de un contrato menor?

Un informe motivado de necesidad que justifique que no se altera el objeto para eludir los umbrales, la aprobación del gasto y la factura. En obras, además, el presupuesto (art. 118 LCSP).

¿Un encargo a medio propio es un contrato?

No, si cumple los requisitos del artículo 32 LCSP, entre ellos que más del 80 % de la actividad del ente se dedique a los cometidos que le confía el poder adjudicador.

¿Qué régimen siguen las sociedades municipales?

Si son poderes adjudicadores sin condición de Administración pública, el del Título I del Libro Tercero de la LCSP (arts. 316 y siguientes).

Fuentes oficiales

¿Trabajas en una secretaría, intervención o sociedad municipal? Mira cómo se ordena un expediente con su fuente.