Contrats mineurs et commandes à un moyen propre : comment organiser le dossier dans les mairies et les sociétés municipales

Dans une petite mairie, le contrat mineur constitue le quotidien. Et c'est au quotidien que s'accumulent les observations du contrôle financier. La bonne nouvelle est que la Loi 9/2017 sur les marchés du secteur public indique avec une grande précision ce que doit contenir le dossier. Bien l'organiser est presque toujours une question de méthode.

1. Contrat mineur : seuils et dossier (art. 118 LCSP)

Le point de départ est le seuil : «Se consideran contratos menores los contratos de valor estimado inferior a 40.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 15.000 euros, cuando se trate de contratos de suministro o de servicios» [Sont considérés comme des contrats mineurs les contrats d'une valeur estimée inférieure à 40.000 euros, lorsqu'il s'agit de marchés de travaux, ou à 15.000 euros, lorsqu'il s'agit de marchés de fournitures ou de services].

Ce que l'on oublie le plus souvent est le contenu minimal du dossier. La loi exige que «la tramitación del expediente exigirá la emisión de un informe del órgano de contratación justificando de manera motivada la necesidad del contrato y que no se está alterando su objeto con el fin de evitar la aplicación de los umbrales descritos en el apartado anterior» [l'instruction du dossier exigera l'émission d'un rapport de l'organe de passation justifiant de manière motivée la nécessité du contrat et le fait que son objet n'est pas altéré afin d'éviter l'application des seuils décrits au paragraphe précédent].

Et elle ajoute : «se requerirá la aprobación del gasto y la incorporación al mismo de la factura correspondiente» [l'approbation de la dépense et l'incorporation à celui-ci de la facture correspondante seront requises].

Liste de contrôle du dossier :

1. Rapport motivé de besoin.
2. Justification expresse de l'absence de fractionnement de l'objet.
3. Approbation de la dépense.
4. Facture jointe au dossier.
5. Pour les travaux, devis et, le cas échéant, projet et rapport de supervision.
6. Publication selon les modalités prévues à l'article 63.4.

2. Commande à un moyen propre : quand ce n'est pas un contrat (art. 32 LCSP)

De nombreuses collectivités locales s'appuient sur leurs sociétés ou entités instrumentales. La LCSP le permet, à une condition claire : «El encargo que cumpla dichos requisitos no tendrá la consideración de contrato» [La commande qui remplit ces conditions n'aura pas la qualification de contrat].

Parmi ces conditions, il en est une qu'il convient de mesurer chaque année : «Que más del 80 por ciento de las actividades del ente destinatario del encargo se lleven a cabo en el ejercicio de los cometidos que le han sido confiados por el poder adjudicador que hace el encargo» [Que plus de 80 pour cent des activités de l'entité destinataire de la commande soient réalisées dans l'exercice des missions qui lui ont été confiées par le pouvoir adjudicateur qui passe la commande]. Ce pourcentage ne se présume pas : il se justifie par des données.

3. Sociétés municipales : le régime du Livre Troisième (art. 318 LCSP)

Lorsque l'entité est un pouvoir adjudicateur qui n'a pas la qualité d'Administration publique, ses contrats sont régis par le Titre I du Livre Troisième. Pour les montants les plus faibles, l'article 318.a) permet que les contrats «podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación objeto del contrato» [pourront être attribués directement à tout opérateur économique ayant la capacité d'agir et disposant de l'habilitation professionnelle nécessaire pour réaliser la prestation faisant l'objet du contrat].

Avant d'appliquer ce régime, il convient d'établir dans le dossier la nature juridique de l'entité : c'est le premier point que vérifiera tout contrôle ultérieur.

La méthode : chaque dossier avec sa source

Un dossier bien constitué répond à trois questions : quelle norme l'encadre, quel document le prouve et qui l'a vérifié. Si chaque pièce du dossier comporte son article et sa signature, le contrôle ultérieur cesse d'être une surprise.

Questions fréquentes

Quel est le seuil du contrat mineur ?

Une valeur estimée inférieure à 40.000 euros pour les travaux et à 15.000 euros pour les fournitures ou les services (art. 118.1 LCSP).

Quels documents exige le dossier d'un contrat mineur ?

Un rapport motivé de besoin justifiant que l'objet n'est pas altéré pour éluder les seuils, l'approbation de la dépense et la facture. Pour les travaux, il faut en outre le devis (art. 118 LCSP).

Une commande à un moyen propre est-elle un contrat ?

Non, si elle remplit les conditions de l'article 32 LCSP, notamment que plus de 80 % de l'activité de l'entité soit consacrée aux missions que lui confie le pouvoir adjudicateur.

Quel régime suivent les sociétés municipales ?

Si elles sont des pouvoirs adjudicateurs sans qualité d'Administration publique, celui du Titre I du Livre Troisième de la LCSP (arts. 316 et suivants).

Sources officielles

Vous travaillez au sein d'un secrétariat général, d'un service de contrôle financier ou d'une société municipale ? Découvrez comment organiser un dossier avec sa source.