VeriFactu: Was das Gesetz von Ihrem Abrechnungsprogramm verlangt und was Sie jetzt prüfen sollten

Bevor über Fristen gesprochen wird, lohnt sich ein Blick darauf, was das Gesetz bereits heute vorschreibt. VeriFactu ist keine technologische Modeerscheinung: Es ist die konkrete Ausgestaltung einer Pflicht, die im Allgemeinen Steuergesetz verankert ist und jedes Programm betrifft, mit dem Rechnungen erstellt werden.

Was das Gesetz in seinen eigenen Worten sagt

Artikel 29.2.j) des Gesetzes 58/2003 (Allgemeines Steuergesetz) verpflichtet Hersteller, Vertreiber und Nutzer dazu, dass Buchhaltungs-, Abrechnungs- oder Verwaltungsprogramme «garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos» [die Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen gewährleisten, ohne nachträgliche Einfügungen, Auslassungen oder Änderungen, die nicht ordnungsgemäß in den Systemen selbst vermerkt werden].

Im Klartext heißt das: Eine einmal ausgestellte Rechnung darf nicht verändert werden, ohne dass dies eine Spur hinterlässt. Wenn sich etwas ändert, muss das System selbst dies dokumentieren.

Derselbe Artikel fügt hinzu, dass «Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas» [durch Rechtsverordnung technische Spezifikationen festgelegt werden können, die diese Systeme und Programme erfüllen müssen]. Diese verordnungsrechtliche Ausgestaltung ist das, was wir in der Praxis als VeriFactu kennen.

Was sanktioniert wird

Artikel 201 bis regelt zwei unterschiedliche Tatbestände, die man nicht verwechseln sollte:

• Wer Programme herstellt oder vertreibt, die es beispielsweise ermöglichen, unterschiedliche Buchhaltungen zu führen oder bereits erfasste Transaktionen zu verändern. Die Sanktion ist eine «multa pecuniaria fija de 150.000 euros, por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas» [feste Geldbuße in Höhe von 150.000 Euro für jedes Geschäftsjahr, in dem Verkäufe stattgefunden haben].
• Wer das Programm nutzt. «Constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de esta Ley» [Eine Steuerordnungswidrigkeit stellt der Besitz von EDV- oder elektronischen Systemen oder Programmen dar, die nicht den Bestimmungen von Artikel 29.2.j) dieses Gesetzes entsprechen], wenn diese trotz entsprechender Pflicht nicht zertifiziert sind oder die zertifizierten Vorrichtungen verändert wurden. Hierfür verhängt das Gesetz eine «multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio» [feste Geldbuße in Höhe von 50.000 Euro für jedes Geschäftsjahr].

Der zweite Fall ist für Kanzleien, Beratungsbüros, KMU und Selbstständige entscheidend: Das Risiko trägt nicht nur der Softwareanbieter, sondern auch derjenige, der die Rechnungen ausstellt.

Was Sie schon jetzt prüfen sollten, ohne auf den Zeitplan zu warten

1. Lassen Sie sich von Ihrem Anbieter schriftlich bestätigen, wie das Programm die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit jeder einzelnen Rechnung gewährleistet.
2. Prüfen Sie, was bei einer Rechnungskorrektur geschieht: Eine berichtigte Rechnung muss einen neuen Datensatz erzeugen und darf den bisherigen nicht überschreiben.
3. Überprüfen Sie ‘hausgemachte’ Programme: Tabellenkalkulationen und maßgeschneiderte Eigenentwicklungen sind genau diejenigen, die die meisten Fragen aufwerfen.
4. Wenn Sie Rechnungen an öffentliche Verwaltungen stellen, bedenken Sie, dass zusätzlich das spezielle elektronische Rechnungsformat des öffentlichen Sektors mit seinen eigenen Vorschriften und seiner eigenen Annahmestelle gilt.
5. Prüfen Sie stets den aktuellen Zeitplan auf dem Portal der Steuerbehörde, bevor Sie Termine festlegen: Die Anwendungsfristen werden durch die Rechtsverordnung bestimmt, nicht durch Ankündigungen.

Warum dies ein Prozessproblem ist und nicht nur eine Softwarefrage

In Spanien geben 60 % der KMU als wesentliches Hindernis bei der Einführung automatisierter Systeme an, dass es an interner Erfahrung mangelt, um diese in ihre Abläufe zu integrieren (Flash Eurobarometer 578, Europäische Kommission; Durchschnitt EU-27: 48 %). VeriFactu bestätigt dies: Rechtskonformität kauft man nicht fertig im Karton; sie wird im Abrechnungsprozess jeder Kanzlei und jedes Unternehmens gestaltet.

Häufig gestellte Fragen

Betrifft VeriFactu nur Unternehmen, die Software entwickeln?

Nein. Artikel 201 bis des Allgemeinen Steuergesetzes sanktioniert auch den Besitz von Programmen, die nicht Artikel 29.2.j) entsprechen, sofern diese zertifiziert sein müssen und es nicht sind oder verändert wurden.

Was bedeutet es, dass die Aufzeichnungen ‘unveränderbar’ sind?

Dass eine ausgestellte Rechnung nicht geändert werden kann, ohne dass ein entsprechender Vermerk im System selbst gespeichert wird. Eine Berichtigung muss eine nachvollziehbare Spur hinterlassen.

Welche Sanktion droht demjenigen, der ein nicht konformes Programm nutzt?

Das Gesetz sieht in den Fällen von Artikel 201 bis Absatz 2 eine feste Geldbuße in Höhe von 50.000 Euro für jedes Geschäftsjahr vor.

Ab wann ist dies verpflichtend?

Die Anwendungsfristen werden durch die entsprechende Rechtsverordnung festgelegt. Prüfen Sie vor Ihrer Planung den aktuellen Zeitplan auf dem Portal der Steuerbehörde.

Offizielle Quellen

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