VeriFactu: cosa richiede la legge al tuo programma di fatturazione e cosa verificare subito

Prima di parlare di scadenze, conviene leggere ciò che la legge già prevede. VeriFactu non è una moda tecnologica: è l'attuazione di un obbligo sancito nella Legge Generale Tributaria che riguarda qualsiasi programma utilizzato per fatturare.

Ciò che dice la legge, con le sue parole

L'articolo 29.2.j) della Legge 58/2003, Generale Tributaria, impone a produttori, distributori e utenti che i programmi di contabilità, fatturazione o gestione «garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos» [garantiscano l'integrità, la conservazione, l'accessibilità, la leggibilità, la tracciabilità e l'inalterabilità delle registrazioni, senza interpolazioni, omissioni o alterazioni di cui non rimanga la dovuta annotazione nei sistemi stessi].

In parole semplici: una fattura emessa non si può toccare senza che ne resti traccia. Se qualcosa cambia, il sistema stesso deve registrarne l'evidenza.

Lo stesso articolo aggiunge che «Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas» [Per via regolamentare potranno essere stabilite specifiche tecniche che tali sistemi e programmi devono soddisfare]. Tale attuazione regolamentare è ciò che nella pratica conosciamo come VeriFactu.

Cosa viene sanzionato

L'articolo 201 bis individua due condotte distinte, ed è bene non confonderle:

• Chi produce o commercializza programmi che, ad esempio, consentano di tenere contabilità diverse o di alterare transazioni già registrate. La sanzione è una «multa pecuniaria fija de 150.000 euros, por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas» [multa pecuniaria fissa di 150.000 euro, per ciascun esercizio economico in cui si siano verificate vendite].
• Chi utilizza il programma. «Constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de esta Ley» [Costituisce infrazione tributaria la detenzione dei sistemi o programmi informatici o elettronici che non siano conformi a quanto stabilito nell'articolo 29.2.j) della presente Legge], quando non siano certificati pur dovendolo essere o qualora i dispositivi certificati siano stati alterati. Qui la legge prevede una «multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio» [multa pecuniaria fissa di 50.000 euro per ciascun esercizio].

La seconda è quella che interessa studi professionali, consulenti, PMI e lavoratori autonomi: il rischio non ricade solo sul fornitore, ma anche su chi emette fattura.

Cosa verificare subito, senza attendere il calendario

1. Chiedi per iscritto al tuo fornitore in che modo il programma garantisce l'inalterabilità e la tracciabilità di ogni fattura.
2. Verifica cosa accade in caso di rettifica: una fattura corretta deve generare una nuova registrazione, non sovrascrivere la precedente.
3. Controlla i programmi ‘fatti in casa’: fogli di calcolo e sviluppi su misura sono, appunto, quelli che generano più dubbi.
4. Se fatturi alle pubbliche amministrazioni, ricorda che esiste inoltre il formato di fattura elettronica specifico del settore pubblico, con la propria normativa e il proprio punto di accesso.
5. Consulta sempre il calendario vigente sul portale dell'Agenzia Tributaria prima di fissare date: i termini di applicazione sono stabiliti dalla norma regolamentare, non dagli annunci.

Perché questo è un problema di processi, non solo di software

In Spagna, il 60 % delle PMI indica come difficoltà rilevante nell'adozione di sistemi automatizzati la mancanza di competenze interne per integrarli nei propri processi (Flash Eurobarometro 578, Commissione Europea; media UE-27: 48 %). VeriFactu lo conferma: la conformità normativa non si compra in scatola; si progetta nel processo di fatturazione di ogni studio e di ogni impresa.

Domande frequenti

VeriFactu riguarda solo le aziende che sviluppano software?

No. L'articolo 201 bis della Legge Generale Tributaria sanziona anche la detenzione di programmi non conformi all'articolo 29.2.j) quando debbano essere certificati e non lo siano, oppure siano stati alterati.

Cosa significa che le registrazioni siano ‘inalterabili’?

Che una fattura emessa non può essere modificata senza che ne rimanga annotazione nel sistema stesso. Una rettifica deve lasciare traccia.

Qual è la sanzione per chi utilizza un programma non conforme?

La legge prevede una multa pecuniaria fissa di 50.000 euro per ciascun esercizio, nelle ipotesi di cui al comma 2 dell'articolo 201 bis.

Da quando è obbligatorio?

I termini di applicazione sono fissati dall'attuazione regolamentare. Consulta il calendario vigente sul portale dell'Agenzia Tributaria prima di pianificare.

Fonti ufficiali

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