VeriFactu: o que exige a lei ao seu programa de faturação e o que verificar já

Antes de falar de prazos, convém ler o que a lei já diz. O VeriFactu não é uma moda tecnológica: é o desenvolvimento de uma obrigação que está escrita na Lei Geral Tributária e que afeta qualquer programa com o qual se fature.

O que diz a lei, pelas suas palavras

O artigo 29.2.j) da Lei 58/2003, Geral Tributária, obriga produtores, comercializadores e utilizadores a que os programas de contabilidade, faturação ou gestão «garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos» [garantam a integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registos, sem interpolações, omissões ou alterações das quais não fique a devida anotação nos próprios sistemas].

Dito de forma simples: uma fatura emitida não pode ser alterada sem que fique rasto. Se algo mudar, o próprio sistema tem de deixar registo.

O mesmo artigo acrescenta que «Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas» [Por via regulamentar poderão ser estabelecidas especificações técnicas que os referidos sistemas e programas devam reunir]. Esse desenvolvimento regulamentar é o que na prática conhecemos como VeriFactu.

O que é sancionado

O artigo 201 bis tipifica duas condutas distintas, e convém não as confundir:

• Quem fabrica ou comercializa programas que, por exemplo, permitam manter contabilidades distintas ou alterar transações já registadas. A sanção é uma «multa pecuniaria fija de 150.000 euros, por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas» [multa pecuniária fixa de 150.000 euros, por cada exercício económico em que se tenham realizado vendas].
• Quem utiliza o programa. «Constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de esta Ley» [Constitui infração tributária a detenção dos sistemas ou programas informáticos ou eletrónicos que não se ajustem ao estabelecido no artigo 29.2.j) desta Lei], quando não estejam certificados devendo sê-lo ou tenham sido alterados os dispositivos certificados. Aqui a lei prevê uma «multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio» [multa pecuniária fixa de 50.000 euros por cada exercício].

A segunda é a que importa a escritórios, gabinetes de contabilidade, PME e trabalhadores independentes: o risco não é apenas do fornecedor, mas também de quem fatura.

O que verificar já, sem esperar pelo calendário

1. Peça por escrito ao seu fornecedor como é que o programa garante a inalterabilidade e a rastreabilidade de cada fatura.
2. Verifique o que acontece ao retificar: uma fatura corrigida deve gerar um novo registo, e não sobrescrever o anterior.
3. Reveja os programas ‘caseiros’: folhas de cálculo e desenvolvimentos à medida são, precisamente, os que mais dúvidas suscitam.
4. Se fatura a administrações públicas, lembre-se de que existe ainda o formato de fatura eletrónica próprio do setor público, com a sua regulamentação e o seu ponto de entrada.
5. Consulte sempre o calendário em vigor na sede da Agencia Tributaria antes de definir datas: os prazos de aplicação são fixados pela norma regulamentar, não pelos anúncios.

Porque é que isto é um problema de processos, não apenas de software

Em Espanha, 60 % das PME apontam como dificuldade importante para adotar sistemas automatizados a falta de experiência interna para os integrar nos seus processos (Flash Eurobarómetro 578, Comissão Europeia; média UE-27: 48 %). O VeriFactu confirma-o: a conformidade não se compra numa caixa; desenha-se no processo de faturação de cada escritório e de cada empresa.

Perguntas frequentes

O VeriFactu afeta apenas as empresas que desenvolvem software?

Não. O artigo 201 bis da Lei Geral Tributária sanciona também a detenção de programas que não se ajustem ao artigo 29.2.j) quando devam estar certificados e não o estejam, ou tenham sido alterados.

O que significa que os registos sejam ‘inalteráveis’?

Que uma fatura emitida não pode ser modificada sem que fique anotação no próprio sistema. Uma retificação deve deixar rasto.

Qual é a sanção para quem utiliza um programa não conforme?

A lei prevê uma multa pecuniária fixa de 50.000 euros por cada exercício, nos casos previstos no n.º 2 do artigo 201 bis.

Desde quando é obrigatório?

Os prazos de aplicação são fixados pelo desenvolvimento regulamentar. Consulte o calendário em vigor na sede da Agencia Tributaria antes de planear.

Fontes oficiais

Quer ver como se organiza um processo de faturação com supervisão profissional? Experimente no seu caso.